Da li zaposleni uvek znaju gde da pronađu informacije

Ako se ista pitanja stalno ponavljaju, a dokumenta traže po emailovima i folderima – nedostaje vam centralno mesto za informacije. U mnogim firmama svakodnevna komunikacija izgleda ovako:

Zaposleni pitaju kolege gde je neki dokument

Nove procedure se šalju emailom

Niko ne zna koja je poslednja verzija fajla

Nove kolege ne znaju gde da traže informacije

Rezultat: Gubi se vreme; Prave se greške; Informacije nisu svima dostupne;

Portal prilagođen vašoj organizaciji i načinu rada.

Svaka firma ima drugačije potrebe: Neko ima više lokacija; Neko ima proizvodnju i administraciju; Neko ima veliki broj terenskih radnika; Zato intranet portal prilagođavamo vašoj strukturi. Tipične funkcionalnosti:

Početna strana sa obaveštenjima

Baza dokumenata i procedura

Pregled zaposlenih i kontakata

Linkovi ka internim aplikacijama

Sekcije po odeljenjima

Po potrebi, portal može uključivati:

Evidenciju zahteva zaposlenih; Internu bazu znanja; Kalendar događaja; Onboarding sekciju za nove zaposlene;

Korisnici intraneta

Ko sve koristi intranet portal i šta tačno radi

Portal koristi cela firma, ali svako ima svoju ulogu.

01

Zaposleni

Pregledaju obaveštenja

Traže dokumenta i procedure

Pristupaju internim aplikacijama

02

Menadžeri

Objavljuju vesti i informacije za tim

Postavljaju dokumenta i smernice

Prate komunikaciju u odeljenju

03

HR i administracija

Objavljuju procedure i pravilnike

Vode sekciju za nove zaposlene

Postavljaju interne obrasce

04

Direktor

Ima centralno mesto za komunikaciju sa celom firmom

Može brzo da objavi važna obaveštenja

Kako izgleda proces u intranet portalu, korak po korak

Jednostavan tok informacija bez emailova i traženja po folderima.

1 - Administracija ili menadžment postavlja obaveštenje ili dokument

2 - Informacija se objavljuje na portalu

3 - Zaposleni dobija obaveštenje

4 - Dokument je dostupan svima kojima je namenjen

5 - Sve verzije i izmene se čuvaju u sistemu

Prodajni tim ili predstavnik

Važno:

Svi u firmi imaju iste, ažurne informacije.

Prednost u odnosu na email i zajedničke foldere

Manje pitanja, manje grešaka i više reda u komunikaciji.

Kod komunikacije preko emaila i foldera:

Postoji više verzija istog dokumenta

Teško je pronaći pravu informaciju

Novi zaposleni se teško snalaze

Informacije se gube u porukama

Kod intranet portala:

Sve je na jednom mestu

Postoji jedna zvanična verzija dokumenta

Informacije su dostupne svima kojima su potrebne

Komunikacija je jasna i pregledna

Primer

Ranije: Zaposleni traži obrazac preko tri emaila - Dobije pogrešnu verziju
Sada: Otvara portal Preuzima važeći obrazac za 10 sekundi

Integracije

Sistemi sa kojima možemo da se povežemo

Portal se povezuje sa alatima koje već koristite. Intranet portal se može povezati sa:

Kako izgleda saradnja korak po korak

Uvođenje portala bez komplikacija i velikih projekata.

Ceo proces je prilagođen vašem radu, bez velikih promena u svakodnevnim aktivnostima.

01

Razgovor o načinu interne komunikacije

02

Definisanje strukture portala

03

Razvoj i prilagođavanje portala

04

Testiranje sa vašim timom

05

Puštanje u rad i obuka zaposlenih

Manje izgubljenog vremena i manje nesporazuma u firmi.

Najčešći efekti kod klijenata:

Manje ponavljanja istih pitanja

Brže pronalaženje dokumenata

Jednostavniji onboarding novih zaposlenih

Primer

Firma uvede intranet portal i: Smanji broj internih email pitanja za 40%; Skrati vreme uvođenja novog zaposlenog za jednu nedelju;

Za koga je ova usluga

Za firme koje žele bolju internu komunikaciju i red u dokumentima

Ova usluga je namenjena:

01

Malim i srednjim preduzećima

02

Firme sa više odeljenja ili lokacija

03

Organizacije sa velikim brojem procedura

04

Firme koje žele lakši onboarding zaposlenih

Zakažite kratak razgovor o internoj komunikaciji u vašoj firmi

U 30 minuta možemo da vidimo gde se gubi vreme i informacije. Kratak razgovor bez obaveza:
- Pregled trenutnog načina rada
- Predlog intranet portala

Zakaži razgovor